Sélection et rapprochement
Filtrer ou importer les entreprises cibles — Orphy reconnaît celles qui figurent déjà dans le CRM.
Campagnes dans Orphy
Des campagnes téléphoniques avec méthode
De la sélection des entreprises cibles jusqu’au rendez-vous fixé, chaque campagne suit le même processus. Orphy attribue les tâches, compose le numéro, envoie invitation et e-mail et saisit le temps — votre équipe se concentre sur l’entretien.
Pour les équipes qui décrochent rendez-vous et leads par téléphone pour le compte de leurs mandants.
L’essentiel en un coup d’œil
Processus défini
Chaque appel se termine par un résultat défini, chaque résultat par l’étape suivante.
Automatiquement
Invitation, e-mail, tâche de suivi et saisie du temps s’enchaînent sans intervention.
Indicateurs
Taux de conversion, contacts nets et efficacité par campagne et sur toutes les campagnes.
Créer
Une campagne en trois étapes
La campagne naît d’une sélection — pas d’une liste Excel assemblée à la main.
- 1
Sélectionner
Dans la « Sélection », délimiter et cocher les entreprises cibles. Région, code NOGA et taille de l’entreprise proviennent du registre du commerce (Zefix).
- Ou importer des adresses par fichier CSV
- Colonnes supplémentaires pour priorité, account manager et champs propres
- Mettre à jour une campagne en cours avec une nouvelle sélection
- 2
Rapprocher
À l’import, Orphy compare chaque adresse avec les données existantes — une entreprise connue n’est pas créée une seconde fois.
- Rapprochement approximatif sur le nom, la localité et le NPA
- Reconnaît aussi les anciennes raisons sociales
- Ignorer les correspondances faibles en un clic
- Fusionner les doublons au lieu d’appeler deux fois
- 3
Lancer
Définir donneur d’ordre, durée, numéro d’appel, modèles et thèmes, puis enregistrer. Orphy met en place le reste en arrière-plan.
- Un environnement propre par campagne, avec les contacts sélectionnés
- Utilisateurs, rôles et processus de campagne sont prêts
- Leads et premières tâches sont générés automatiquement
- Sur demande, tous les e-mails vont uniquement au donneur d’ordre
Déroulement
Un processus que tous appliquent de la même façon
Le processus de campagne est fixé. Personne ne décide seul de la suite d’un appel — c’est le résultat qui le fait.
La tâche suivante arrive d’elle-même
L’assistant distribue toujours une seule tâche — pas de liste où choisir les appels les plus agréables.
- Ordre défini par glisser-déposer dans « Priorité des tâches » : priorité, étape, échéance, langue …
- Les interlocuteurs parlant la langue du collaborateur en premier
- Les rappels convenus restent réservés à la personne responsable
- Une entreprise n’est pas appelée plus de deux fois par demi-journée, toutes campagnes confondues
Tout ce dont l’appel a besoin, sur une page
Personne, fonction, téléphone, e-mail, entreprise et ses relations — modifiables directement pendant l’appel.
- Appel en un clic, avec le numéro de la campagne
- Modèles et fil conducteur par campagne
- Les données de contact corrigées passent en revue comme proposition de modification
- Avertissement si un numéro de téléphone est déjà utilisé ailleurs
Chaque résultat connaît l’étape suivante
Tentative de prise de contact, refus, suivi ultérieur, information souhaitée, rendez-vous — chaque résultat détermine qui poursuit et quand.
- Relance dans une fenêtre de temps admise par résultat
- La tâche de suivi est créée automatiquement
- Le lead est automatiquement classé gagné, perdu ou neutre
- Après cinq tentatives infructueuses, Orphy propose la clôture
Le donneur d’ordre poursuit dans le même système
Une fois le rendez-vous fixé, la tâche passe au donneur d’ordre. Il indique ce qu’il en est advenu — la chaîne ne se rompt pas.
- Accès propre pour le donneur d’ordre, créé automatiquement
- Retours tels que « Rendez-vous effectué : demande d’offre / intention d’achat »
- « Retour à l’agence » lorsqu’une relance s’impose
- Leads, tâches et activités traçables à tout moment
Ce qui serait sinon du travail manuel
Orphy se charge de la routine après l’appel — déclenchée par le résultat, pas par un rappel.
Rendez-vous
Dès qu’un rendez-vous est saisi comme résultat, l’invitation part.
- Invitation au format calendrier (ICS) au donneur d’ordre et à l’account manager
- Le rapport de lead figure directement dans l’invitation
- Avertissement si un rendez-vous est déjà prévu à la même heure
Des résultats comme « Information / documentation souhaitée » déclenchent l’e-mail adéquat.
- Modèles avec pièces jointes, adaptables avant l’envoi
- Rapport de lead en PDF sur demande
- Destinataires et copies préremplis selon le résultat
Téléphonie VoIP
Orphy est relié au central téléphonique et sait quand un appel est en cours.
- Click-to-call depuis son propre poste
- Numéro d’appel propre à chaque campagne
- L’état de la connexion arrive en direct du central
Saisie du temps
Le temps de travail s’enregistre à partir du travail lui-même — sans pointeuse.
- Préparation, connexion, appel et post-traitement séparés automatiquement
- Pause et formation en un clic
- Aperçu du temps de travail avec solde de vacances
Analyse
Des indicateurs par campagne — et pour toutes
Le reporting montre, pour une période, comment se déroule une campagne, l’ensemble des campagnes actives et la contribution de chaque personne.
Taux de conversion Résultats positifs Contacts nets sans résultats neutres
Période Toutes les campagnes actives Tous les collaborateurs
Interactions
- Nombre d’activités
- Contacts bruts
- Contacts nets
- Résultats positifs
- Taux de conversion
- Pipeline par mois
Efficacité
- Efficacité des appels
- Connexions par temps de travail
- Répartition du temps
- AHT
- Durée par appel
Graphiques
Avec drill-down dans le tableau de bord de la campagne.
- Résultats, avec et sans retours du donneur d’ordre
- Répartition du temps par activité
- État de traitement des adresses
Exports
Pour le donneur d’ordre ou votre propre traitement.
- Activités vers Excel, avec durées sur demande
- Interlocuteurs vers Excel
- Handout avec le rapport de lead
Chaque rôle voit ce dont il a besoin
Les rôles sont créés avec chaque campagne ; les droits se règlent finement.
Manager de campagne
Compose les campagnes, pilote priorités et modèles et garde le reporting à l’œil.
Utilisateur de campagne
Traite les tâches dans l’assistant et voit sa propre efficacité et son temps.
Donneur d’ordre
Reçoit rendez-vous et leads, communique les résultats et voit toutes les tâches de sa campagne.
Account manager
Créé à l’import depuis une colonne, il reçoit directement les rendez-vous de ses entreprises.
Vos données restent en Suisse
- Vos données sont stockées dans un centre de calcul en Suisse
- La transmission des données est cryptée
- Les données sont hautement disponibles et protégées
- Les modifications des données de contact passent par une revue
30 minutes, une campagne concrète
Le mieux est de le montrer sur l’une de vos propres campagnes — de la sélection à l’analyse, en passant par l’appel. Réservez directement un rendez-vous ou écrivez-nous.
Réserver une démo